National Archives of the Netherlands (Ministry of Education, Culture and Science)

PIVOT (1992-2001) (Dutch only)

Een grondig uitgewerkt selectiebeleid werd noodzakelijk toen rond 1990 duidelijk werd dat de nieuwe Archiefwet in 1996 drie belangrijke wijzigingen zou introduceren:

  • verkorting van de overbrengingstermijn van 50 naar 20 jaar;
  • selectielijsten betreffen zowel te bewaren als te vernietigen stukken;
  • selectielijsten verplicht voor elk overheidsorgaan.

Om ten minste dertig jaar overheidsarchief (1945-1975) te kunnen selecteren en vervolgens over te brengen naar de openbare archiefbewaarplaatsen, moest de hele overheid worden voorzien van selectielijsten. Voor het uitvoeren van deze opdracht zette de Rijksarchiefdienst het project PIVOT (1992-2001) op. PIVOT staat voor Project Invoering Verkorting OverbrengingsTermijn. Het project richtte zich vooral op de archieven van het Rijk.

PIVOT produceerde een algemene selectiedoelstelling, een set selectiecriteria en een eigen selectiemethodiek. De selectiedoelstelling van PIVOT was een bewaardoelstelling: met het te bewaren materiaal moet een reconstructie mogelijk zijn van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid ten opzichte van haar omgeving. Het handelen van de overheid stond dus centraal. Er was geen sprake meer van het waarderen van archiefbescheiden aan de hand van hun functie binnen het archief. Dat zou door het grote aantal archieven geen optie zijn.
Het handelen zelf werd gewaardeerd op basis van een analyse van de functie van zo'n handeling, bezien vanuit het geheel van het overheidshandelen. PIVOT maakte voornamelijk gebruik van een serie 'institutionele onderzoeken'. Bij elk onderzoek werden alle handelingen van de overheidsactoren op een bepaald beleidsterrein in kaart gebracht (vanaf 1945). Vervolgens werd aan de hand van de set selectiecriteria bepaald of de bij de handeling behorende bescheiden (de ‘neerslag’) voor bewaring in aanmerking kwamen.