Het algemeen bestuur (Executive Board) van de International Council on Archives (ICA) vergadert gemiddeld twee maal per jaar. Eén keer tijdens het jaarcongres (CITRA) en één keer daarbuiten. Daarvoor wordt meestal een locatie uitgezocht die van belang is voor de ICA. Dit keer was Panama City aan de beurt, omdat we daardoor enkele vooraanstaande leden van de Zuid-Amerikaanse Archieforganisatie (ALA) konden ontmoeten. De samenwerking tussen de Spaanssprekende landen en ICA is aan verbetering toe en dat werkt face to face toch het best. En zo kwam het dat ik vorige week mijn eerste bestuursvergadering als ICA-president in Panama mocht voorzitten. Mooie premièreplek, want in Panama komen inheemse, Latijnse, Amerikaanse, Franse en allerlei andere culturele invloeden samen. Het leek ons hoofd Collectie, Ted Steemers, wel een aardig idee als ik een paar ingelijste kopie-foto’s van de aanleg van het Panamakanaal meenam, afkomstig uit de zojuist bij ons aangekomen Spaarnestad Collectie.
Het belangrijkste besluit van het ICA-bestuur was de ingrijpende verandering van het jaarcongres. Dat was tot nu toe officieel alleen maar toegankelijk voor nationale archivarissen en zal vanaf dit jaar door alle belangstellenden uit de archiefsector kunnen worden bezocht. Andere onderwerpen op de agenda waren onder andere: strategiebepaling archieven en auteursrecht, ICA-positie met betrekking tot 'vrije toegang tot archieven', internationale samenwerkingsverbanden, de speerpunten van het beleidsprogramma en de financiën. Het meest opmerkelijk vond ik dat maar liefst twee landen zich officieel hebben gemeld om het vierjaarlijkse ICA-congres in 2016 te organiseren: Frankrijk en Korea. Dat laatste land had een compleet comité afgevaardigd om de kandidatuur te onderstrepen en beschikt al over zeer ruime steun van de eigen overheid om het congres naar Korea te halen. Wat een enthousiasme. Het besluit over het congres in 2016 wordt eind oktober dit jaar genomen.
Daags na de bestuursvergadering bezochten we het Nationaal Archief van Panama, gehuisvest in een neoklassiek gebouw uit het begin van de 20e eeuw. Al enkele jaren na de onafhankelijkheid in 1903 gaf de Panamese president de opdracht een archiefdienst op te zetten en daarvoor een nieuw gebouw neer te zetten. Het doet in de verte een beetje denken aan het veel grotere gebouw van NARA in Washington. Maar het NA van Panama stond er eerder. Er wordt op dit moment met man en macht (en met steun van met name Spanje en Cuba) gewerkt aan de modernisering van het archiefbeheer. Opnieuw heel veel enthousiasme. Waar in Europa de cultureel-historische waarde van archieven door politici toch vaak als het eerste belang worden gezien, zet men in Latijns-Amerika de 'recht- en bewijszoekende burger' bovenaan. Heel veel goed opgeleide archivarissen komen terecht in het notariaat. Het Nationaal Archief in Panama maakt onderdeel uit van een overheidsorgaan dat Registro Publico heet, een organisatie waar onder andere de taken van het Kadaster zijn ondergebracht. Ik heb inmiddels al heel veel plekken gezien waar je de verantwoordelijkheid voor een nationale archiefdienst kunt beleggen, maar deze variant was nieuw voor mij. Best origineel eigenlijk. De Spaarnestad-foto van het Panama-kanaal was meer dan welkom bij de collega’s, want beeldmateriaal wordt daar nauwelijks bewaard.
